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Cambio planificado

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Todas las organizaciones enfrentan procesos de cambio.  Estos procesos pueden originarse como reacción a situaciones externas o internas, pueden ser evolutivos o rápidos, y pueden ser no deliberados o planificados.  Cuando una empresa planifica estratégicamente su futuro, genera la capacidad de identificar cambios necesarios para posicionarse en forma diferente.  Estos cambios pueden efectuarse de modo que tanto el proceso como el resultado beneficien la productividad empresarial.

• Procesos de transformación organizacional
• Diseño del cambio planificado
• Resistencia al cambio
• Manejo de transiciones personales

La transformación organizacional es un proceso de redefinición del negocio o de algunas de sus áreas con el fin de ajustarse a las demandas del entorno para mantener o mejorar la competitividad.   El proceso es de carácter profundo, no meramente cosmético, pues implica el replantear aspectos esenciales de la operación.

Muchas empresas sostienen actividades de poca o ninguna productividad durante mucho tiempo inspiradas en su éxito pasado o por no saber cómo mejorarlas.   Un proceso de transformación organizacional busca asegurar la viabilidad y rentabilidad del negocio.  El resultado puede ser desde una transformación profunda y viable económicamente hasta un cierre de operaciones para evitar pérdidas.

El proceso sigue las siguientes etapas:

• Diagnóstico participativo de la operación, cuestionando los paradigmas existentes y analizando los condicionantes sistémicos

• Identificación de las condiciones que harían viable el negocio y confrontación confronta contra la situación existente

• Rediseño de la operación e identificación de las etapas para ejecutar el proceso de transformación

• Ejecución de cambios necesarios

• Reforzamiento de sistemas en la nueva situación

Todas las organizaciones enfrentan procesos naturales de cambio como resultado de la evolución natural de su negocio.  Este cambio, sin embargo, puede ser errático o direccionado.  Cuando el cambio es planificado, con frecuencia como resultado de un proceso de planificación estratégica, se define un rumbo específico alrededor del cual se plantean acciones para colocar la empresa donde estratégicamente se define que debe estar.  Adicionalmente, se identifican las etapas para ejecutar el cambio deseado.

Las empresas obtienen mejores beneficios cuando planifican el cambio necesario para conseguir la posición deseada.  Se posibilita la identificación de un rumbo y la concertación de acciones empresariales para reposicionar la empresa, buscando la coherencia interna y una mejor rentabilidad presente y futura.

El proceso sigue las situaciones etapas:

• Discusión de carácter estratégico para analizar el estado actual de la empresa y su entorno e identificar el estado futuro deseado

• Identificación de objetivos estratégicos y establecimiento de acciones asociadas

• Definición de las áreas que deben ser cambiadas, utilizando un modelo de cambio planificado para ejecutar las diferentes acciones, disminuir la resistencia al cambio y reforzar la nueva situación a medida que esta vaya emergiendo.

La resistencia al cambio es un fenómeno humano natural que funciona en diferentes niveles de conciencia, y que resulta en una serie de comportamientos que obstaculizan o retardan el cambio pensado por los directivos de una empresa.   Muchas veces la resistencia obedece a factores como falta de información, fantasías asociadas al nuevo orden, sensación de pérdida de control, cuestionamientos sobre la eficacia personal en el escenario planteado, satisfacción con el status quo, requerimientos de esfuerzo para enfrentar una nueva forma de hacer el trabajo, o amenazas reales.

Cuando las empresas organizan sus procesos de cambio previendo la resistencia que podría surgir logran implementar la nueva situación en mucho menos tiempo, con menos esfuerzo, y con menos recursos.  Lo importante es diseñar el proceso de cambio de modo que se disminuya al máximo la resistencia, y en su lugar, se obtenga un mayor compromiso de los empleados con el futuro de la empresa.  Al final, se busca mejorar la rentabilidad y convertir una posible crisis en un espacio para la creatividad.

Para transformar la resistencia al cambio se siguen los siguientes pasos:

• Diseño del proceso de cambio

• Identificación de los temas y los procesos de comunicación organizacional necesarios para evitar fantasías incorrectas y propiciar la dirección y el compromiso

• Evaluación de los actores políticos en el proceso

• Definición de espacios para la participación de los trabajadores, y de estímulos para que éstos asuman los retos del cambio

• Ejecución del proceso de cambio, asegurando que los refuerzos necesarios hayan sido identificados y sean utilizados oportunamente

Una transición personal es el proceso que ocurre al interior de un individuo cuando enfrenta cambios significativos en su entorno.  Por ejemplo, un cambio de trabajo, la muerte de un familiar cercano, o mudarse a otra región.  La transición está determinada por un cambio.  El cambio es un evento que dura relativamente poco, pero el proceso interno del individuo es más extenso y requiere de ajustes emocionales.  Durante este período, hay una importante pérdida de productividad.   El manejo de transiciones personales es un entrenamiento para entender el proceso de transición, entender qué está en juego, y desarrollar mecanismos para facilitar el tránsito por esta etapa, de modo que sea más corta y menos profunda.

El entrenamiento en manejo de transiciones personales ayuda a las empresas a mantener la productividad en las etapas en que sus empleados enfrentan procesos de cambio.  Ayuda a los individuos a mantener su enfoque en el trabajo, y, al facilitarles una transición de menos duración y profundidad, se consigue disminuir el costo asociado con la pérdida de productividad que ocurre en estos períodos.  Además, fortalece la inteligencia emocional de los participantes al dotarlos de recursos para el manejo de situaciones difíciles.

Este proceso se ofrece a través de un taller, con las siguientes etapas:

• Diferencia entre cambio y transición

• Presentación del proceso interno que viven los individuos al enfrentar un cambio

• Identificación de la etapa en la que cada uno de ellos está

• Análisis de recursos por utilizar en las diferentes etapas

• Elaboración de un plan de acción

En casos de transiciones particularmente difíciles, también pueden incluirse recursos de apoyo adicional diseñados con base en la situación concreta.